サブスク管理ってどうするの？バックオフィスのお悩み徹底解説！

サブスクビジネスの管理とは？

今や業界問わず様々なサービスがサブスクビジネスに参入している中で、販売会社やシステム開発会社などは今までの販売体制や管理方法を変えざるを得ない状況になってきています。

これまでは、

数億円規模の商談を数か月数年単位で開発し納品する

というフローから

毎月のサブスクリプション売上を計上し、
顧客のニーズを読み取りながらアップセルやクロスセルを仕掛けていく

というフローに変化していく必要があるからです。

管理側としても数年に一度の商談からユーザー数単位で月ごとの販売にシフトするため、手間と工数は何十倍にも膨れ上がります。

サブスクビジネスを管理すると一言で言っても、管理しなければいけない内容はさまざまです。
当社オプロも10数年サブスクビジネスを展開しているので、今日は赤裸々に社内事情を書いてみようと思います。

数年前まではオプロでもExcelで管理をしていました。
ありがたいことに契約数が増えるに従って管理が大変になっていったため、今ではSalesforceと自社サービスのソアスクを組み合わせて管理しています。

サブスクビジネスをこれから展開されようとお考えの方や、契約が増えたことによりシステム化を迫られている方の参考になれば幸いです。

注：オプロで実践している内容です。必ずしも皆様に当てはまるとは限りませんので、一例として見ていただければと思います。

バックオフィスで管理する内容

まず、管理が必要な項目の整理をしたいと思います。
受発注に係るバックオフィス業務で特筆して管理すべきものを挙げるとすると以下となります。

• 受発注の処理
  営業が受注した案件の受注処理、それに関わる発注処理、受注をもとにした売上データの作成等。
  
  
• 契約内容
  取引先との契約ライセンス、契約期間、数量、価格、その他特記事項等。
  
  
• 請求台帳（≒契約台帳）
  請求先と請求内容の照合、請求漏れ確認等。
  
  
• 請求処理
  売上データをもとにした請求書の作成
  
  
• 従量課金の明細
  実績データをもとに手動で請求の作成。
  
  
• ARR,MRR,ChurnRateの指標確認
  売上データをもとにして月間や年間の収益、解約率を確認。

契約数が増えると倍々式に上記の管理データが増えていくと思うと、管理側の人間からすると空恐ろしいものがありますね・・・。いつも以上に管理部には頭が上がりません・・・。

Excelでの管理課題

当時Excelで管理していた時の課題や問題点を書き出してみました。

• 属人的な管理
  上書き、編集、削除が簡単にできてしまうリスクが高い。PCの紛失による情報漏洩リスクも。
  共有するにもクラウド上に保管したり、個人でローカルに保存したりなどを繰り返すうちに最新版が行方不明になる。バージョン管理するために名前違いの同じようなファイルがいくつもできる。
  
  
• 資料の作成の手間
  売上実績などのグラフを作成する際に、各データが入っているExcelから抜き取る手間がかかる。営業会議やマネージャー会議、経営会議用に最新データを集計し資料作成する必要がある。上記同様、属人的になる。
  
  
• 複数の売上の管理
  1ヶ月ごとに売上を立てる場合、複数の売上情報を１つの請求書に集約をする必要があり、手作業で集計しなければならない。
  
  
• 従量課金の管理
  従量課金における実績データを1件1件作成する手間がかかる。
  
  
• 請求管理
  ヒューマンエラーによる請求の漏れ、請求先ミス
  
  
• 請求データ作成
  年契約、月請求の際に、１つの契約につき、12か月分の請求データを作成しなければならない

Excelをうまく使えば管理はできます。ただ、ヒト由来のミスが防ぎきれないのです・・・！どんなに優秀な人間でもミスはします。ミスを防ぐためにはやはりシステムをうまく頼って自動化するのが一番です。

オプロではSalesforce×ソアスクでこれらの課題をクリアすることができました。

適切なシステムを選ぶには？

現在、サブスクビジネスが増えているのと同様、それを管理できるシステムも続々とリリースされています。
自社のサービスの方向性、価格体系、契約パターン、今後の成長を見据えてシステム選定をする必要があります。

無償体験版を提供しているか、営業資料は分かりやすいか、サポート体制はどうなっているか、バージョンアップはどの程度行われているか等、選定ポイントは機能だけに限りません。

よく聞くシステムを下記に挙げてみました。
詳しくは各サービス提供会社様にお問合せください。
※サービス名は五十音順です。

AXLGEAR

API連携で様々な業務システムと連携することで業務領域の補完性が高い。
こんな方におすすめ：BtoB向けビジネスをされている方。既存のシステム連携を必須としている方。

サブスクストア

単品・定期通販システム"たまごリピート"の後継版。
こんな方におすすめ：D2Cや単品通販などECビジネスをされている方。B2Bにおいては卸業など。

Zuora

サブスクリプションに特化した仕組みを持ち、長期的な契約の継続や変更を前提とした管理システム。
こんな方におすすめ：BtoB/BtoCいずれにも対応。複雑な価格体系をもつサブスク商材を提供されている方。

ソアスク　自社サービスで恐縮ですが...

Salesforceプラットフォーム上にあるので、商談から請求業務までワンストップ。様々なAppExchangeとの連携が可能。
こんな方におすすめ：BtoBビジネスをされている方。すでにSalesforceをご利用の方。

まとめ

オプロはやっとシステム化して運用しておりますが、Excelで管理されている企業の皆様もまだまだ多いのではないでしょうか？

Excel管理のいいところはシステムに合わせる必要がないので、自由がきくところ。しかしながら、その"自由さ"がシステムに落とし込む際に弊害となることも多くあります。

オプロにおいてもシステム化するにあたって、今までの手作業での管理・運用方法をそのまま落とし込むことは難しく、やはりシステムにある程度運用を合わせていく必要がありました。

導入時、過去のデータや既存契約のデータ移行の際はシステム側のデータ構造に配慮して移行する必要があったり、システムならではの多少の不自由さには目をつぶったり等、順応してきました。

しかしそのおかげで、契約を正しく管理することができ、売上や収益の可視化ができるようになったことをオプロのバックオフィスメンバーは喜んでいるとのことです。

サブスクビジネスを手掛ける企業様も、「契約数が急に増えて管理ができなくなったので、急ぎ導入したい！」とオプロにあわててご相談しにこられることも多いです。

サブスク管理といっても、基幹業務に近いものとなりますので、すぐにシステムを導入できるものではありません。

慎重にメリットデメリットを精査した上でシステム化を検討いただければと思います。
その上でオプロにご相談しにきていただければ幸いです。

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