サブスク管理システムとは？
メリットデメリットから機能や選び方まで〜まるっとわかる基礎知識

サブスク管理システムの基礎知識

サブスク管理システムとは？

定期的かつ継続的に課金をするサブスク事業に特化した業務管理システム。営業やマーケティングを水面下でサポートするバックオフィスを効率化し、業務をスムーズに行う枠組みを指します。

サブスク事業は契約数が順調に伸びると顧客情報や契約内容の処理量が膨大になり、隅々まで手が回らなくなる可能性があります。
人為的ミスによるトラブルや減益のリスクを回避するためには、適切な管理システムが必要不可欠。エクセルやスプレッドシートの表計算機能を使って管理する方法も有効的ですが、ユーザーによって異なるプラン内容や契約情報のすべてを手入力で行うには限界があります。
事業を成長させて更なる発展を望む場合は、サブスクビジネスに特化した管理システムの導入を検討するのが賢明です。
顧客情報や契約内容の管理、見積書や契約書の作成、決済処理、顧客へのリマインドなどさまざまな業務を自動化できるので、これまでバックオフィスを圧迫していた多くの手作業から解放されます。

サブスク管理システムのメリット

＜顧客データを一元管理できる＞

サブスク管理システムは顧客データを一元管理できるため、必要なユーザー情報へ簡単にアクセスが可能。ターゲット層に合わせた精緻なマーケティング戦略を立案するのに役立ちます。
単純な事務作業に人手を取られないので、新規事業の開発やカスタマーサクセスの精度向上にリソースを割けるようになります。

＜顧客と良好な関係を構築できる＞

サブスク管理システムを導入するとサービスがユーザーに提供されるまでのプロセスが円滑になり、問い合わせやリクエストといった貴重なフィードバックへ迅速に対応できるようになります。
顧客と良好な関係を築ければ、ロイヤリティが高まりリピート契約や知人の紹介に繋がります。

＜契約更新や継続課金を自動化できる＞

サブスク管理システムは契約の更新や継続課金を自動で行えるため、手作業で内容を入力する手間が省けます。さらに決済額の誤算や重複請求といった人為的ミスがなくなるので、顧客の信頼性と満足度が向上します。

＜外部ツールと連携させて必要な機能を拡張できる＞

サブスク管理システムはさまざまな外部ツールと連携可能。会計ソフトやECサイトなど、必要に応じて機能を拡張しさらに利便性を高められます。

サブスク管理システムのデメリット

＜導入コストが掛かる＞

サブスク管理システムの導入には初期費用や月額利用料が掛かります。これが予算に負担をかける可能性があるため、導入後も十分に収益を上げられるかどうか慎重な検討が必要です。

＜操作に慣れるまで時間が掛かる場合がある＞

サブスク管理システムを導入した直後は、慣れない操作に手間取る場合があります。担当者全員が問題なく使いこなせるようになるまでは、社内での導入研修やサポートといった追加業務も必要となるでしょう。

＜セキュリティへの懸念がある＞

サブスク管理システムは機密性の高い顧客データを取り扱うため、セキュリティ対策が重要になります。万が一個人情報漏洩などのトラブルを起こせば社会的な信用を失う危険性があるため、提供側の対策をしっかりと確認しておきましょう。

＜システム障害により一時的に利用できない可能性がある＞

サブスク管理システムはオンラインで動作するため、インターネットの接続状況に大きく依存しています。サーバーの障害やメンテナンスの時間帯によっては、サービスが一時的に利用できない可能性があるので要注意。

サブスク管理システムの種類

＜プラットフォーム型＞

課金処理・顧客管理・情報分析など、幅広い機能を網羅しているサブスク管理システム。サブスク事業の運用に必要なすべての情報が一つのツール内に収まるので、膨大な量の業務をスムーズに処理できます。操作がしやすく、初心者にも扱いやすいのが特徴です。

＜オープンソース型＞

提供側が公開するソースコードやテンプレートにアクセスし、サービスに必要な機能を自社でカスタマイズして使用するサブスク管理システム。バックオフィスの負担を大幅に軽減できる上、自由度が高くプラットフォーム型に比べてコストを抑えられるのがメリットです。

＜特定の業務や業界特化型＞

有形商材特化型や請求業務特化型など、特定の業務や業界向けに特化して開発されたサブスク管理システム。社内でリソースが足りない部分だけを補いたい場合や、特有の商材を扱う業界のサブスクサービスに向いています。

サブスク管理システムの選び方

＜必要な機能を搭載しているか＞

自社のサブスクリプション事業に必要な機能が含まれているかを確認しましょう。反対に、不要な機能が多く無駄な費用が掛からないかどうかもチェックする必要があります。

＜必要に応じてカスタマイズできるか＞

サブスクビジネスを取り巻く環境は常に変化するため、管理システムも柔軟にカスタマイズできるものを選びましょう。順応性がない場合は、事業のスケールが拡大したり方向性が変更になったりする度に別の管理システムを契約し直す手間が生じてしまいます。

＜使い勝手が良いか＞

シンプルで直感的な操作ができるインターフェースで、スムーズに業務が進められるかを確認しましょう。使い勝手の良い管理システムは導入や運用がしやすく、操作に慣れるまでの時間短縮やミスの防止に繋がります。

＜外部ツールとの連携が可能か＞

既存のシステムや外部ツールとの連携がしやすいかどうかも確認すべきポイントです。CRMや決済システムなどに円滑に連携できることでビジネスの拡張性が高まり、成長スピードが早くなります。

＜盤石なセキュリティ対策が実施されているか＞

サブスクリプションビジネスでは顧客情報や支払い情報など非常に機密性の高いデータを扱うため、盤石なセキュリティ対策が必須。個人情報保護に対する提供側の対策を確認し、データ漏洩やセキュリティ侵害のリスクを回避しましょう。

＜コストが予算と合致しているか＞

導入コストやランニングコストを確認し、企業の予算に適しているか検討しましょう。利用範囲や利用量に応じて必要なプランだけを利用できるかどうかといった柔軟性も合わせて確認すると、無駄な出費を抑えられます。

＜導入サポートやアフターフォローが充実しているか＞

サブスク管理システムの導入や運用に関して、十分なサポートが受けられるかどうかも重要な選定条件となります。問い合わせ窓口がしっかりと機能しているか、セミナーの開催などによって積極的な情報提供が行われているかなど、提供元のサポート体制を確認しましょう。

サブスク管理システム導入の流れ

STEP1. 提供する価値の再確認と必要な機能の洗い出し

下準備としてまずは自社のサブスサービスが提供する価値を再確認し、サブスク管理システムに求める機能や要件を明確にしましょう。利用する目的を洗い出すことで管理システムの選定がしやすくなります。

STEP2. サブスク管理システムの比較と選定

機能性・カスタマイズ性・連携可能な外部ツール・セキュリティ対策・サポート体制などの重要項目を比較検討し、気になるサブスク管理システムを選定。候補をリストアップします。

STEP3. 説明会の参加やトライアルの実施

選定したサブスク管理システムの提供元と連絡を取り、説明会に参加したりトライアルの実施を依頼したりします。実際にシステムを操作してみることで、自社に適したシステムかどうかの判断がしやすくなるでしょう。

STEP4. 契約と導入準備

導入するサブスク管理システムが決定したら、提供元と契約を締結します。契約内容や料金体系について十分に確認をしておきましょう。システムの導入に向け、データの移行や社内トレーニングといった準備を実施します。

STEP5. システムの導入とカスタマイズ

サブスク管理システムを実際に導入し、必要に応じてカスタマイズを行います。社内の既存ツールや外部システムと連携させ、必要に応じて機能を拡張させましょう。

STEP6. 操作トレーニングとサポート

社内のスタッフに対して必要な操作トレーニングを行い、システムの導入と運用が円滑に行えるようにします。システム提供元からのサポートも積極的に受け、疑問点をクリアにしておきましょう。

STEP7. システムの運用開始および改善

実際にサブスク管理システムの運用を開始し、顧客データの管理や課金処理といった業務を行います。システムの効果や改善点を定期的にチェックし、提供側にフィードバックを行いながら改善を重ねます。

サブスク管理システムと外部システムの連携

＜CRMシステムとの連携＞

「Salesforce」に代表されるCRMシステムとサブスク管理システムを連携させれば、より効果的な顧客データの管理が可能。これまで何度も手入力を繰り返していた顧客情報や契約情報などを統合的に管理し、労力と時間を大幅にカットできます。

＜決済システムとの連携＞

サブスクリプションの課金処理を円滑に行うためには、ゲートウェイ方式の決済システムとのAPI連携が有効。顧客のクレジットカード情報を安全に取り扱い、即時に課金処理を行うことでユーザーの利便性が向上します。

＜オンラインストレージとの連携＞

サブスク管理システムとオンラインストレージを連携すればデータの保存容量を拡大することが可能となり、より多くの顧客データを保管したり共有したりできるようになります。

＜メールツールとの連携＞

サブスク管理システムの中にはメールツールと連携ができるものもあります。ニュースレターや利用再開を促進するリマインドなどユーザーへの情報提供を自動化することで配信漏れがなくなり、ユーザーとのコミュニケーションを強化します。

＜ECサイトとの連携＞

ECサイトとサブスク管理システムを連携させることで、サブスクサービスを利用するきっかけとなる「初回購入」の後押しが可能です。ユーザーが登録やログインをする際にIDとパスワードを入力したりECサイトのアプリをインストールしたりする必要がなくなり、より簡単に商品やサービスを販売できます。

サブスク管理システムの機能とできること

請求管理

＜自動請求処理＞

サブスクサービスのプラン内容や契約期間に基づいて、課金周期ごとに自動で請求処理を行います。

＜複数の支払い方法の設置＞

クレジットカード・デビットカード・口座引落など複数の支払い方法を設置し、顧客の指定した方法で自動的に決済を行います。

＜リマインダーと通知＞

支払い期限が近づいてきたり決済が完了したりした際に、メールなどを通して利用者に通知を送信します。

＜トライアル期間の請求制御＞

新規顧客がトライアルを利用している期間は自動課金の制御を行い、本契約の開始とともに定期的な課金をスタートさせます。

＜課金エラーの管理＞

支払いエラーや滞納といった課金トラブルを監視。問題やエラーが発生した場合は、再度リマインドしたりサービスを停止したりといった対応を行います。

＜購入履歴情報の開示＞

顧客がいつでも購入履歴を閲覧できるよう、マイページなどで情報を開示。透明性を持たせ、顧客の支払いに関する不明点を解消します。

顧客管理

＜顧客データの一元管理＞

顧客の氏名・メールアドレス・クレジットカート番号といった基本情報や購買履歴などを一元管理。複数のツールに散在していたデータを統合することでし、顧客データの把握や分析を容易にします。

＜ターゲット層のセグメント＞

顧客データを特定の属性や行動履歴に基づいて分類し、マーケティング施策の立案に向けたターゲットの絞り込みができる機能です。セグメント分析をすることで顧客ニーズに合ったサービスの提供が可能となり、ユーザーとの良好な関係性を構築できます。

＜一人ひとりに合わせたコミュニケーション＞

誕生日特典のお知らせやお試し期間終了のリマインドなど、一人ひとりに合わせて適切なタイミングでメールや通知を送れる機能。顧客とのコミュニケーションを強化し、ロイヤリティを高めて長期利用を促進する効果が期待できます。

＜非アクティブユーザーへの再利用促進＞

長期間サービスを利用していないユーザーを特定し、メール機能などを通して再びアクティブユーザーへと復帰させる呼びかけをします。

＜顧客満足度アップに向けたデータ収集＞

顧客から得たフィードバックの内容や各プランの契約者数など、さまざまなフィルター機能でデータを収集・分析。サービスをブラッシュアップさせる新たな施策立案に役立てることができます。

契約管理

＜契約書の作成と保存＞

顧客ごとに契約書を自動で作成し、システム内で保存・管理します。保管されているデータは検索機能でいつでも閲覧可能。ユーザーの属性分析や市場調査に活用できます。

＜契約内容の一元管理＞

契約内容・契約期間・プラン内容に関する情報を一元管理。契約の更新日・決済日・トライアルの終了日など、リマインドを送信する日程を把握しやすくなります。

＜個人情報の保護＞

顧客情報の漏洩を防ぐため、盤石なセキュリティ対策でとプライバシーを守ります。

＜契約の自動更新とキャンセル対応＞

顧客の選択に沿って自動的に更新処理やキャンセルリクエストの対応を行います。

＜契約内容の変更対応＞

顧客の要望に応じて契約内容の変更やアップグレードに対応。新しいプランへの変更手続きや支払い額の調整などを行います。

＜解約・退会処理の対応＞

顧客が解約や退会の申し出をした場合はスムーズに手続きを進め、退会後のフォローアップや退会理由の分析を行います。

機器管理

＜完成品在庫の仕入れ情報を可視化＞

受注による仕入れ、あるいは需要予測による仕入れの数量・原価の管理を行います。
企業ごとの採番ルールにもとづいた採番管理も可能です。

＜機器の所在管理が明確に＞

契約に紐づけ、機器のキッティングや設置場所、数量などを管理します。
保守・メンテナンス時の効率的なルートを検討する際に役立ちます。

＜作業指示・作業報告を管理＞

設置指示や完了報告などを管理します。
不具合や故障対応の管理まで一元化することができ、作業を円滑に進められるようになります。

サブスク管理システム導入による課題解決事例

Excel管理からの脱却

＜導入前の課題＞

SaaS関連事業の契約数が数十件あり、今後も増加が見込まれる状況だった。サブスク管理システム導入前はExcelですべての情報を管理しており、月間に決まって上がる収益額のデータを即時に可視化できなかった。さらにExcelは人為的ミスが起きやすく、ビジネスの精度を上げる妨げとなっていた。

＜導入したサブスク管理システム＞

「ソアスク」

＜選定理由＞

「Salesforceとの親和性」を重視して選定。これまでにも受注まではSalesforceで管理できていたが、その後の販売管理・入金管理・売上予測までを正しく可視化できるシステムが必要だった。「ソアスク」は、そうした観点からさまざまなサブスク管理システムを比較検討した結果、最終的に一番納得のいく内容だった。

＜導入後の具体的な成果＞

経営に必要な指標をリアルタイムでチェックできるようになり、非常に安心感がある。Excelで管理していた契約情報をダッシュボードで一括閲覧できるようになり、契約更新のタイミングといった重要事項を見逃さなくなった。バックオフィスにおいては以前とは比べ物にならないくらい業務が効率的になり、一気通貫で業務が進められるようになった。

コストの大幅削減に成功

＜導入前の課題＞

事業の規模が大きくなるに従い、管理コストが大きくのしかかっていた。複数企業との相互協力によって大規模な事業を行うビジネススタイルを取っていたが、このまま拡大を続ければ受注する際の費用などがさらに負担になる見込みだった。さらにこれまで利用していた販売管理システムはインターフェースの使い勝手が悪く、抜本的な見直しが必要だった。

＜導入したサブスク管理システム＞

「ソアスク」

＜選定理由＞

外部にカスタマイズを依頼しなくても内製できる仕組みだったため、導入コストを抑えられると判断し「ソアスク」を採用。売上予測と顧客データを紐付けて重要な指標を一目で把握できる内容だったので、事業に掛かるコストの管理が容易になる期待ができた。シンプルな操作で短期間に管理環境を一新できた点も大きい。

＜導入後の具体的な成果＞

事業の核となる重要な部署で総勢50名ほどが「ソアスク」を活用。これまでの1/3までランニングコストを圧縮して業務を管理できている。Salesforceとも連携しながら拡張性を高め、運用メンバーを減らして別の事業にリソースを割り当てられるようになった。提供側からの手厚い支援も心強かった。

複雑な請求を自動化・効率化

＜導入前の課題＞

ITサービスを提供する事業で順調に売上や顧客数を伸ばしていたが、どの業種にいくら売れているのか、オプション製品は売上の何割程度なのかなどが把握できない状況だった。この先ビジネスをスケールさせる上で、こういった煩雑な情報が肥大化するのが足かせになると予測された。一連のオペレーションはSalesforce・スプレッドシート・請求書発行システムと複雑なシステムで管理されており、人為的ミスによって顧客からの信頼を失いかねない状況も発生していた。

＜導入したサブスク管理システムの製品名＞

「ソアスク」

＜選定理由＞

販売管理の仕組みをきれいに整理し、経営判断に必要な情報をリアルタイムでチェックできる基盤が必要だった。「ソアスク」は定型業務を自動化・一元化し、複雑な情報を管理できる上、いろいろな外部サービスとも連携できるカスタマイズ性の高いシステムだったので導入を決意。豊富な実績も決め手となった。

＜導入後の具体的な成果＞

事務作業の生産性3.5倍アップと顧客単価上昇を同時に実現。これまではチャーンレートの数値を集めるのに１週間を要し、データの分析まで含めると約１か月掛かることもめずらしくなかったが「サブスク」の導入後は必要な情報が即日届くようになった。さらに、管理業務をひとつのプラットフォームにまとめたことで顧客のセグメント分析の精度が上昇。これまで導入が難しかった従量課金サービスを開始し、収益の立て方の幅が広がった。